viernes, 23 de enero de 2015

Versión 2 (En Prueba) Consignas Especiales Puesto Vigilancia

A. OBJETIVO DEL SERVICIO
Ofrecer a la comunidad residente un servicio de vigilancia de alta calidad que coadyuve a la elevación de los estándares de protección de las personas y los bienes que interesan al cliente.
B. ESQUEMA DE SERVICIO
3X24 horas permanente, así: un (1) guarda portero y dos (2) guardas recorredores motorizados.
C. FUNCIONES DEL GUARDA PORTERO
1. Su área de responsabilidad está circunscrita al cubículo de portería y el acceso a las instalaciones del conjunto.
2. Los cambios de turno se cumplirán a las 0600 y a las 1800 horas, no antes ni después.
3. Se prohíbe convenir alteraciones a la programación de turnos ordenada por el Departamento de Operaciones.
4. El guarda entrante llegará con quince (15) minutos de antelación con el fin de cambiarse y enterarse suficientemente de las novedades en curso.
5. El guarda usará el uniforme completo, destacándose por su presentación personal digna aún en medio de las condiciones meteorológicas más adversas.
6. El guarda atenderá la portería peatonal y vehicular general.
7. El recorredor de la zona uno apoyará la portería en los lapsos “pico”, es decir de incremento de la actividad de entrada y salida de personas y vehículos.
8. Los lapsos “pico” irán desde las 0650 hasta las 0830 horas en la mañana y desde las 1630 hasta las 1800 horas en la tarde. 
9. El condominio cuenta con un sistema de soporte de seguridad electrónica conformado por un circuito cerrado de televisión y un sistema de control de talanqueras con tarjetas de proximidad.
10. Las puertas peatonales de acceso y salida se mantendrán cerradas en forma constante y sólo se abrirán para darle paso a los usuarios habituales que posean tarjeta de proximidad (el sistema liberará por sí mismo el magnético) o a los visitantes autorizados por los residentes.
11. Las puertas corredizas motorizadas dispuestas para el acceso y la salida de vehículos se mantendrán abiertas durante los lapsos “pico” y cerradas el resto del tiempo, debiendo entonces abrirse y cerrarse cada vez.
12. Durante las horas en que las puertas corredizas motorizadas estén abiertas el guarda de la portería deberá estar atento al monitor de las cámaras y el cuadro de eventos del software que muestra la información de ingresos y salidas en tiempo real.  
13. En las horas nocturnas las puertas corredizas motorizadas estarán cerradas y el guarda deberá accionarlas con el botón respectivo desde la garita una vez valide que quien ingresa sea un residente o esté autorizado para hacerlo.  
14. El guarda asignado a la portería permanecerá en la parte alta de aquélla, dentro del cubículo, pero cuando deba atender a personas y vehículos descenderá a nivel para dar trato directo, individualizado y amable a los usuarios.
15. La puertas serán activadas únicamente por el guarda portero, no por extraños al servicio de vigilancia, y siempre utilizando los dispositivos correspondientes.
16. Cuando ingresen los residentes se aprovechará para darles los recados o razones y entregarles la correspondencia, incluidos aquí periódicos, revistas y demás publicaciones, pues no habrá reparticiones puerta a puerta con los recorredores motorizados.
17. Cada residente conductor recibirá de la administración del conjunto una credencial o carné individual por cada automóvil. Éste funcionará como tarjeta de proximidad para la apertura automática de las talanqueras bien sea en sentido de entrada o de salida. Las tarjetas de proximidad se expedirán sólo a los propietarios y la programación sólo la hará la administración. En cuanto a personal de servicios generales y demás similares, tendrán tarjetas sólo si el propietario así lo solicita.
18. El software instalado en el computador de la portería le informará al guarda operador los detalles del usuario: nombres y apellidos, casa, vehículo (placa), sentido del movimiento y hora de entrada o salida.
19. La responsabilidad del cuidado de la tarjeta es única y exclusivamente del residente y cualquier problema al respecto deberá resolverlo éste con la administración.
20. Si algún residente conductor no presenta su tarjeta al sistema no podrá entrar ni salir en el carro que conduzca hasta que resuelva el inconveniente con la administración.
21. En el ingreso peatonal el guarda deberá registrar a todo el personal diferente de los residentes introduciendo los datos al sistema. 
22. Los demás vehículos, de familiares de los residentes, visitantes, contratistas, proveedores, mensajeros, domiciliarios, etc., es decir de terceros (o no residentes), deberán esperar a ser atendidos por el guarda, quien sólo podrá abrirles o entregarles la tarjeta de proximidad en tanto identifique, anuncie, acepte y registre a todas las personas a bordo.
23. Los vehículos de terceros deberán portar un cartón distintivo que entregará el guarda al conductor visitante y que colocará o ubicará éste por la parte interna del parabrisas.
24. Esto implica la retención de un documento vigente y con fotografía, diferente de la cédula de ciudadanía, por cada tercero conductor que ingrese al conjunto.
25. El cartón será devuelto a la portería cuando el vehículo salga del conjunto y entonces el guarda devolverá el documento que hubiera retenido.
26. El anuncio de los terceros se hará por los medios al alcance del guarda portero (a través de citófono, mediante apoyo de los recorredores, etc.).
27. Queda claro y se repite que, sin excepción, ningún tercero no identificado, anunciado, aceptado y registrado podrá ingresar al conjunto. Se sobreentiende que cuando en una determinada residencia no se encuentre ningún miembro de la familia el tercero no podrá acceder.
28. En la portería se llevará un libro de visitantes que incluirá a diario la fecha, el nombre de quien realiza la visita, el número y los datos de su documento de identificación, el nombre de quien autoriza la visita, la hora de entrada y la hora de salida.
29. Los vehículos de terceros deberán ser registrados tanto a la entrada como a la salida. El registro comprende la observación directa por parte del guarda del contenido del habitáculo de pasajeros y del receptáculo de carga.
30. Las volquetas, camiones y furgones se revisarán subiéndose el vigilante y confirmando de modo directo qué llevan dentro.     
31. Los obreros sólo permanecerán en el conjunto hasta las 1700 horas. Después de este límite no deberá quedar nadie extraño realizando labores en los lotes o en las casas.
32. Los bienes comunales y/o privados saldrán del conjunto únicamente con autorización escrita. No será suficiente la autorización verbal y/o telefónica de los residentes y/o del administrador. Las domésticas no autorizan en este caso.
33. Dentro de los bienes comunales debe incluirse el mobiliario de dotación de los espacios recreodeportivos, los gansos y peces de los lagos (nadie puede pescar, así sea con la disculpa de que los ejemplares están grandes y de que con ello no se afecta el equilibrio biológico de las masas de agua) y la madera procedente de los árboles.     
34. Para el control de las empleadas domésticas se consultará la lista actualizada que entregue la administración y se llevará un libro especial. En éste se anotará cada día la fecha, el nombre de la colaboradora, su documento de identificación, la casa en la cual trabaja, la hora de entrada y la hora de salida. Posteriormente, dependiendo de lo que decida la administración, las empleadas domésticas podrán estar identificadas con un carné, pero la presentación de éste no obsta para que se desarrolle el control descrito inmediatamente antes.
35. Para el control de los obreros se consultará la lista actualizada que entregue la administración y se llevará un libro especial. En éste se anotará cada día la fecha, el nombre del operario, su documento de identificación, la casa o lote en donde trabaja, la hora de entrada y la hora de salida.
36. Dentro de la portería sólo podrá permanecer el guarda encargado y de turno. En la misma no se admitirá la permanencia de ningún residente ni menos de extraños. Se incluye también a los demás guardas, quienes asistirán patrullando, cada uno en su respectivo espacio de trabajo. Esto no obsta para que en las horas “pico” exista un refuerzo autorizado.
37. En la portería no se permite la preparación de alimentos.
38. También está prohibido fumar.
39. En la portería no se podrán tener ni operar radios, televisores y dispositivos analógicos o electrónicos de reproducción de video, de música y/o de juegos.
40. Durante su turno de trabajo el guarda portero no hará uso de su teléfono celular personal.
41. El guarda portero será responsable de pedir y recibir los reportes de los guardas recorredores motorizados y de reportar el puesto, a través del teléfono celular asignado, a la Central de Operaciones de la compañía.
42. En el desarrollo de las comunicaciones se aplicarán las normas de urbanidad y pertinencia o concisión.
43. Cuando se presente al puesto el supervisor de zona, éste no podrá llamar a la portería a los guardas recorredores motorizados para revistarlos o para que le firmen sus planillas.
44. Si el supervisor de zona dispone de tiempo para hacerlo, deberá ingresar al conjunto y buscar a cada uno en su área de trabajo.
45. El guarda portero informará a través de los medios a su alcance sobre cualquier novedad que se le presente a él y/o a sus compañeros a la Central de Operaciones de la compañía y podrá pedir el respaldo de las autoridades de policía o de los organismos de socorro.
46. Ni en la portería ni en ningún puesto de vigilancia del condominio se recibirán y/o mantendrán a cargo de los guardas llaves de casas o de vehículos, dinero en efectivo, joyas o elementos valiosos de propiedad de los residentes. Esta norma es universal y no admite excepciones.
47. Los guardas no trasladarán elementos (mercados, etc.) o movilizarán parrilleros en las motocicletas.
48. Ninguno de los guardas atenderá en forma directa a posibles compradores, y nadie podrá ingresar y deambular por el conjunto con este fin.  
49. El guarda portero llevará una minuta de servicio para el registro de los actos de recibo y entrega del puesto, la anotación de las novedades que ocurran y las revistas de supervisión.        
50. El guarda estará atento al monitor del circuito cerrado de televisión para que ninguna persona o animal ingrese o salga irregularmente.
51. Si el guarda portero detectara que en el interior de un vehículo de residentes ocurre alguna anomalía informará de esto a la administración y a la compañía, llamará a través de Avantel a la red de apoyo de la policía y tomará nota en minuta.
52. Aplican las consignas generales y el Protocolo Operativo Unificado de Vigilancia Residencial expedido por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada.   
53. Protocolos Básicos:
a. Atención de Residentes:
El residente se aproxima en su vehículo  a la portería del conjunto para entrar o salir
El residente acerca su tarjeta al lector
Se activa o levanta en forma automática la talanquera
El guarda verifica en el software que el movimiento reúna las condiciones pertinentes
El residente entra o sale
b. Atención de Terceros:
. Entrada:
El tercero se aproxima en su vehículo a la portería del conjunto para entrar
El vehículo debe quedar estacionado a un lado, sin obstruir o molestar a los demás usuarios y el conductor debe descender y anunciarse en la portería


El guarda lo anuncia por los medios a su alcance a la casa de la cual se trate y le permite el ingreso si lo aceptan, registrándolo en el sistema, reteniéndole un documento diferente de la cédula y entregándole una tarjeta de proximidad y un tarjetón para ubicar en el panorámico por la parte interna
Con la tarjeta de proximidad el tercero activa o levanta la talanquera y pasa al interior
El tercero realiza la visita o diligencia que tenía pendiente
. Salida:
El tercero se aproxima en su vehículo a la portería del conjunto para salir
Con la tarjeta de proximidad el tercero activa o levanta la talanquera y devuelve aquélla y el tarjetón, recuperando el documento que le habían retenido
El tercero sale y el guarda cierra la operación en el software


D. FUNCIONES DE LOS GUARDAS RECORREDORES
1. Su área de responsabilidad está circunscrita a la división operativa del conjunto en dos sectores, superior e inferior, que se efectúe de común acuerdo entre la compañía de vigilancia y el administrador. Esta segmentación podrá variar cada cierto tiempo y de ello se dejará constancia escrita en la minuta de la portería.
2. Los cambios de turno se cumplirán a las 0600 y a las 1800 horas, no antes ni después.
3. Se prohíbe convenir alteraciones a la programación de turnos ordenada por el Departamento de Operaciones.
4. Los guardas entrantes llegarán con quince (15) minutos de antelación con el fin de cambiarse y enterarse suficientemente de las novedades en curso. No se cambiarán en la portería general sino en la caseta o cubículo de cada sector.
5. Los guardas usarán el uniforme completo, destacándose por su presentación personal digna aún en medio de las condiciones meteorológicas más adversas.
6. Cada guarda permanecerá patrullando dentro de su sector, sin invadir el terreno del compañero. Podrán, sin embargo, cambiar de sector alternativamente al mediodía o a la media noche, dejando constancia de ello en sus minutas y, en casos justificados, podrán apoyarse mutuamente para atender emergencias de seguridad.
7. En sus recorridos los guardas motorizados controlarán las áreas comunes del conjunto ejerciendo disuasión y prevención, pero tratarán de no acercarse tanto a las casas como para que puedan molestar la intimidad de los moradores.
8. No se permite bajo ningún respecto que los guardas tomen fotografías ni de las personas, ni de las casas ni de lo existente en las zonas comunes.
9. En sus recorridos, no repetitivos ni rutinarios, observarán que no haya personas extrañas deambulando, que los obreros no se pasen de las casas o de los lotes a espacios diferentes y que los vehículos de terceros no se muevan sin control o a excesiva velocidad. Deben tener en cuenta también que los obreros sólo pueden estar dentro del conjunto hasta las 1700 horas (luego de este límite deberán salir).    
10. Los recorredores llevarán consigo siempre, en ambos turnos, los lectores de marcación Ares Centor para efecto de control de sus desplazamientos. Con ellos comprobarán que están cumpliendo su tarea a cabalidad. Habrá ocho estaciones o puntos de control por cada recorredor. Se harán cinco rondas en cada turno.
11. Las descarga y auditoría de las marcaciones se cumplirá por parte de la administración en forma periódica.
12. Los recorredores no se involucrarán en la entrega de mensajería o de domicilios.
13. Queda claro y se repite que, sin excepción, ningún tercero no identificado, anunciado, aceptado y registrado podrá ingresar al conjunto. Se sobreentiende que cuando en una determinada residencia no se encuentre ningún miembro de la familia el tercero no podrá acceder.
14. Como en la portería se lleva un registro de visitantes, uno de empleadas domésticas y uno de obreros, los recorredores podrán solicitar al portero cualquier confirmación.
15. Los recorredores se mantendrán patrullando, cada uno en su respectivo espacio. Durante el turno no podrán frecuentar la portería salvo lo dicho sobre horas “pico”.
16. En los puestos de trabajo no se permite la preparación de alimentos.
17. También está prohibido fumar.
18. En los puestos no se podrán tener ni operar radios, televisores y dispositivos analógicos o electrónicos de reproducción de video, de música y/o de juegos. Tampoco podrán llevarlos consigo los recorredores pues esto constituye un gran peligro al conducir.
19. Durante su turno de trabajo los recorredores no harán uso de su teléfono celular personal.
20. Los recorredores deberán desplazarse a velocidad prudente y respetarán en todo momento y lugar las normas de tránsito. Se les insiste en desplazarse por la derecha, con las luces encendidas y en actitud de máxima atención.
21. No podrán hacer mantenimiento técnico-mecánico a las motocicletas dentro del conjunto ni en sus inmediaciones.
22. Los guardas recorredores motorizados deberán reportarse al portero. Éste será el responsable de pedir y recibir los reportes internos y de reportar el puesto, a través del teléfono celular asignado, a la Central de Operaciones de la compañía.
23. En el desarrollo de las comunicaciones se aplicarán las normas de urbanidad y pertinencia o concisión.
24. Cuando se presente al puesto el supervisor de zona, éste no podrá llamar a la portería a los guardas recorredores motorizados para revistarlos o para que le firmen sus planillas. Si dispone de tiempo para hacerlo, deberá ingresar al conjunto y buscar a cada uno en su área de trabajo.
25. Los recorredores informarán a través de sus radios punto a punto al guarda portero sobre cualquier novedad que se les presente para pedir el apoyo de la compañía o el respaldo de las autoridades de policía o de los organismos de socorro.
26. Ni en la portería ni en ningún puesto de vigilancia del condominio se recibirán y/o mantendrán a cargo de los guardas llaves de casas o de vehículos, dinero en efectivo, joyas o elementos valiosos de propiedad de los residentes. Esta norma es universal y no tiene excepciones.
27. Ninguno de los guardas trasladará elementos (mercados, etc.) o movilizará parrilleros.
28. Ninguno de los guardas atenderá en forma directa a posibles compradores, y nadie podrá ingresar y deambular por el conjunto con este fin.  
29. Cada uno de los guardas recorredores llevará una minuta de servicio para el registro de los actos de recibo y entrega de sus puestos, la anotación de las novedades que ocurran y el paso de la supervisión.
30. Aplican las consignas generales y el Protocolo Operativo Unificado de Vigilancia Residencial expedido por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada.  
E. ELEMENTOS LOGÍSTICOS
La compañía de vigilancia ha entregado los siguientes elementos logísticos, a los cuales debe darse buen uso:
1. Cuatro (4) minutas,
2. Tres (3) linternas,
3. Seis (6) Avantel [tres (3) a cargo de los guardas, uno (1) a cargo de la administradora, uno (1) a cargo del “todero” y uno (1) a cargo de un residente],
4. Tres (3) revólveres [cada uno con doce (12) cartuchos (o sea con doble carga)],
5. Dos (2) lectores de marcación Ares Centor con sus respectivas baterías (tres -3- triple A por cada uno), el CD del programa, una (1) base de descarga con conector a puerto paralelo y dieciséis (16) estaciones de control [se impartió capacitación al administrador, quien asimiló cómo bajar los datos y evaluar el papel de los recorredores y se le recomendó bajar la información cada quince días (teniendo en cuenta que cada lector puede guardar 5.600 ítems) y que si hay quejas sobre los colaboradores de la empresa se informe a la misma para que se procese disciplinariamente a los responsables de las fallas],
6. Una manual de consignas especiales y
7. Uniformes y dotación de invierno.
F. PUNTOS DE MARCACIÓN O CONTROL
Los puntos quedaron ubicados así:
. Zona Uno (1) o Parte Baja del Condominio
Punto 1: Cerca de la casa 2,
Punto 2: Al fondo de la administración, cerca de la casa 8,
Punto 3: Barbecue (BBQ),  
Punto 4: Cerca de la casa 13,
Punto 5: Cerca de la casa 11,
Punto 6: Cerca de la casa 15,
Punto 7: Cerca de la casa 20 y
Punto 8: Cerca de la casa 23.
. Zona Dos (2) o Parte Alta del Condominio
Punto 1: Cerca de la casa 61,
Punto 2: Cerca de la casa 59,
Punto 3: En la estación de bombeo 3,
Punto 4: Cerca de la casa 35,
Punto 5: Cerca de la casa 44,
Punto 6: En el lago cerca de la casa 33,
Punto 7: Cerca de la casa 53 y
Punto 8: En la caseta de la zona dos.
G. NORMAS SOBRE USO DE ARMAS DE FUEGO
. Como normas de seguridad con las armas de fuego se deben observar las siguientes: manejar todas las armas como si estuvieran cargadas; nunca apuntar un arma cargada o descargada a objetos, animales o personas; nunca confiar si le dicen que un arma está descargada, cerciorarse por sí mismo teniendo cuidado de no oprimir el disparador; antes de oprimir el disparador pensar siempre cuál será la dirección que seguirá el proyectil; inspeccionar cuidadosamente los aparatos de puntería; nunca disparar un arma cuando el proyectil pueda alcanzar un obstáculo que impida observar lo que hay detrás de él; examinar la munición para verificar que esté limpia y seca; en caso de que la munición esté defectuosa los cartuchos deben cambiarse; el desconocimiento de las normas de seguridad en el servicio de vigilancia ha ocasionado un gran número de bajas, lesiones y daños por imprudencia, impericia y/o negligencia; cuando ocurra una caída debe controlarse la boca de fuego del arma, y no mezclar las bebidas embriagantes o los sicotrópicos prohibidos con el manejo de los medios letales.
H. PROTOCOLOS ESPECIALES DE EMERGENCIA
. En casos de emergencia por atraco, asalto o presencia de antisociales: si es detectado el ladrón debe detenerse con la evidencia, activar las alarmas contra hurto, vía radio solicitar el apoyo de los demás guardas para verificar las labores de requisa personal, pedir la asistencia de la policía y de la empresa y entregar el sospechoso a las autoridades. Si al guarda se le informa sobre el hurto debe verificar con el afectado la preexistencia del elemento o equipo desaparecido detallando sus características propias como también las circunstancias o condiciones bajo las cuales fue sustraído. Si la anomalía es muy reciente debe avisar a los demás integrantes del equipo de seguridad para que eviten la salida de elementos similares intensificando las revistas de los salientes; también, efectuar revistas detalladas del área y sus alrededores buscando el objeto; avisar a la empresa para el envío de un supervisor o del encargado de seguridad y, si el puesto está provisto de circuito de televisión, establecer el momento de ocurrencia para que el operador del cuarto de control proceda a identificar al sospechoso.
. En casos de sismo, no se debe evacuar cuando todavía tiembla. Debe esperarse a un momento intermedio (entre réplicas). 
. En situación de evacuación el guarda debe mantener y hacer que se mantenga la calma; abrir las puertas principales o de emergencia para que el personal salga con libertad y seguridad; conceder prelación a los niños, a los discapacitados, a los ancianos y a las mujeres (luego saldrán los documentos clasificados, el archivo y los bienes muebles de mayor valor); evitar que en la confusión se presenten robos o daños o que penetren extraños y protagonicen saqueos; indicar al personal en tono enérgico y respetuoso que salga en fila india e impedir que se devuelvan; después de la evacuación y siempre que esto sea posible revisar las dependencias para que no haya quedado nadie en el interior (baños, archivos, cuartos oscuros, almacenes, bodegas, etc.); instruir a las damas para que se despojen de sus tacones evitando caídas y subsecuentes obstrucciones de las escaleras o vías de salida, y después de atendida la emergencia permitir el ingreso teniendo en cuenta que no accedan extraños oportunistas.
. En caso de incendio se debe establecer la ubicación exacta de los puntos en donde se encuentren instalados los equipos contra incendio (extintores); suspender o hacer suspender el fluido eléctrico; retirar o hacer retirar a quien no preste ayuda (curiosos); dominar el manejo correcto de cada equipo instalado sobre todo cuando el personal propio no conoce el tema, e informar a la policía, a los bomberos, a los organismos de socorro y a la empresa.
. En caso de inundación identificar el sitio en donde se encuentra el registro principal del agua para cerrarlo; desconectar el fluido eléctrico para evitar cortocircuitos o electrocuciones, y comunicar lo pertinente a la policía, los bomberos, la empresa de acueducto y alcantarillado, los organismos de socorro y la empresa.

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