A.
OBJETIVO DEL SERVICIO
Ofrecer a la comunidad
residente un servicio de vigilancia de alta calidad que coadyuve a la elevación
de los estándares de protección de las personas y los bienes que interesan al
cliente.
B.
ESQUEMA DE SERVICIO
3X24 horas permanente,
así: un (1) guarda portero y dos (2) guardas recorredores motorizados.
C.
FUNCIONES DEL GUARDA PORTERO
1. Su área de
responsabilidad está circunscrita al cubículo de portería y el acceso a las
instalaciones del conjunto.
2. Los cambios de turno
se cumplirán a las 0600 y a las 1800 horas, no antes ni después.
3. Se prohíbe convenir
alteraciones a la programación de turnos ordenada por el Departamento de
Operaciones.
4. El guarda entrante
llegará con quince (15) minutos de antelación con el fin de cambiarse y
enterarse suficientemente de las novedades en curso.
5. El guarda usará el
uniforme completo, destacándose por su presentación personal digna aún en medio
de las condiciones meteorológicas más adversas.
6. El guarda atenderá
la portería peatonal y vehicular general.
7. El recorredor de la
zona uno apoyará la portería en los lapsos “pico”, es decir de incremento de la
actividad de entrada y salida de personas y vehículos.
8. Los lapsos “pico”
irán desde las 0650 hasta las 0830 horas en la mañana y desde las 1630 hasta
las 1800 horas en la tarde.
9. El condominio cuenta
con un sistema de soporte de seguridad electrónica conformado por un circuito
cerrado de televisión y un sistema de control de talanqueras con tarjetas de
proximidad.
10. Las puertas
peatonales de acceso y salida se mantendrán cerradas en forma constante y sólo
se abrirán para darle paso a los usuarios habituales que posean tarjeta de
proximidad (el sistema liberará por sí mismo el magnético) o a los visitantes
autorizados por los residentes.
11. Las puertas
corredizas motorizadas dispuestas para el acceso y la salida de vehículos se
mantendrán abiertas durante los lapsos “pico” y cerradas el resto del tiempo,
debiendo entonces abrirse y cerrarse cada vez.
12. Durante las horas
en que las puertas corredizas motorizadas estén abiertas el guarda de la
portería deberá estar atento al monitor de las cámaras y el cuadro de eventos
del software que muestra la información de ingresos y salidas en tiempo
real.
13. En las horas
nocturnas las puertas corredizas motorizadas estarán cerradas y el guarda
deberá accionarlas con el botón respectivo desde la garita una vez valide que
quien ingresa sea un residente o esté autorizado para hacerlo.
14. El guarda asignado
a la portería permanecerá en la parte alta de aquélla, dentro del cubículo,
pero cuando deba atender a personas y vehículos descenderá a nivel para dar
trato directo, individualizado y amable a los usuarios.
15. La puertas serán
activadas únicamente por el guarda portero, no por extraños al servicio de
vigilancia, y siempre utilizando los dispositivos correspondientes.
16. Cuando ingresen los
residentes se aprovechará para darles los recados o razones y entregarles la
correspondencia, incluidos aquí periódicos, revistas y demás publicaciones,
pues no habrá reparticiones puerta a puerta con los recorredores motorizados.
17. Cada residente conductor
recibirá de la administración del conjunto una credencial o carné individual
por cada automóvil. Éste funcionará como tarjeta de proximidad para la apertura
automática de las talanqueras bien sea en sentido de entrada o de salida. Las
tarjetas de proximidad se expedirán sólo a los propietarios y la programación
sólo la hará la administración. En cuanto a personal de servicios generales y
demás similares, tendrán tarjetas sólo si el propietario así lo solicita.
18. El software
instalado en el computador de la portería le informará al guarda operador los
detalles del usuario: nombres y apellidos, casa, vehículo (placa), sentido del
movimiento y hora de entrada o salida.
19. La responsabilidad
del cuidado de la tarjeta es única y exclusivamente del residente y cualquier
problema al respecto deberá resolverlo éste con la administración.
20. Si algún residente conductor
no presenta su tarjeta al sistema no podrá entrar ni salir en el carro que
conduzca hasta que resuelva el inconveniente con la administración.
21. En el ingreso
peatonal el guarda deberá registrar a todo el personal diferente de los
residentes introduciendo los datos al sistema.
22. Los demás
vehículos, de familiares de los residentes, visitantes, contratistas,
proveedores, mensajeros, domiciliarios, etc., es decir de terceros (o no
residentes), deberán esperar a ser atendidos por el guarda, quien sólo podrá
abrirles o entregarles la tarjeta de proximidad en tanto identifique, anuncie,
acepte y registre a todas las personas a bordo.
23. Los vehículos de
terceros deberán portar un cartón distintivo que entregará el guarda al
conductor visitante y que colocará o ubicará éste por la parte interna del
parabrisas.
24. Esto implica la
retención de un documento vigente y con fotografía, diferente de la cédula de
ciudadanía, por cada tercero conductor que ingrese al conjunto.
25. El cartón será
devuelto a la portería cuando el vehículo salga del conjunto y entonces el
guarda devolverá el documento que hubiera retenido.
26. El anuncio de los
terceros se hará por los medios al alcance del guarda portero (a través de
citófono, mediante apoyo de los recorredores, etc.).
27. Queda claro y se
repite que, sin excepción, ningún tercero no identificado, anunciado, aceptado
y registrado podrá ingresar al conjunto. Se sobreentiende que cuando en una
determinada residencia no se encuentre ningún miembro de la familia el tercero
no podrá acceder.
28. En la portería se
llevará un libro de visitantes que incluirá a diario la fecha, el nombre de
quien realiza la visita, el número y los datos de su documento de
identificación, el nombre de quien autoriza la visita, la hora de entrada y la
hora de salida.
29. Los vehículos de
terceros deberán ser registrados tanto a la entrada como a la salida. El
registro comprende la observación directa por parte del guarda del contenido
del habitáculo de pasajeros y del receptáculo de carga.
30. Las volquetas,
camiones y furgones se revisarán subiéndose el vigilante y confirmando de modo
directo qué llevan dentro.
31. Los obreros sólo
permanecerán en el conjunto hasta las 1700 horas. Después de este límite no
deberá quedar nadie extraño realizando labores en los lotes o en las casas.
32. Los bienes
comunales y/o privados saldrán del conjunto únicamente con autorización
escrita. No será suficiente la autorización verbal y/o telefónica de los
residentes y/o del administrador. Las domésticas no autorizan en este caso.
33. Dentro de los
bienes comunales debe incluirse el mobiliario de dotación de los espacios
recreodeportivos, los gansos y peces de los lagos (nadie puede pescar, así sea
con la disculpa de que los ejemplares están grandes y de que con ello no se
afecta el equilibrio biológico de las masas de agua) y la madera procedente de
los árboles.
34. Para el control de
las empleadas domésticas se consultará la lista actualizada que entregue la
administración y se llevará un libro especial. En éste se anotará cada día la
fecha, el nombre de la colaboradora, su documento de identificación, la casa en
la cual trabaja, la hora de entrada y la hora de salida. Posteriormente,
dependiendo de lo que decida la administración, las empleadas domésticas podrán
estar identificadas con un carné, pero la presentación de éste no obsta para
que se desarrolle el control descrito inmediatamente antes.
35. Para el control de
los obreros se consultará la lista actualizada que entregue la administración y
se llevará un libro especial. En éste se anotará cada día la fecha, el nombre
del operario, su documento de identificación, la casa o lote en donde trabaja,
la hora de entrada y la hora de salida.
36. Dentro de la
portería sólo podrá permanecer el guarda encargado y de turno. En la misma no
se admitirá la permanencia de ningún residente ni menos de extraños. Se incluye
también a los demás guardas, quienes asistirán patrullando, cada uno en su
respectivo espacio de trabajo. Esto no obsta para que en las horas “pico”
exista un refuerzo autorizado.
37. En la portería no
se permite la preparación de alimentos.
38. También está prohibido
fumar.
39. En la portería no
se podrán tener ni operar radios, televisores y dispositivos analógicos o
electrónicos de reproducción de video, de música y/o de juegos.
40. Durante su turno de
trabajo el guarda portero no hará uso de su teléfono celular personal.
41. El guarda portero
será responsable de pedir y recibir los reportes de los guardas recorredores
motorizados y de reportar el puesto, a través del teléfono celular asignado, a
la Central de Operaciones de la compañía.
42. En el desarrollo de
las comunicaciones se aplicarán las normas de urbanidad y pertinencia o
concisión.
43. Cuando se presente
al puesto el supervisor de zona, éste no podrá llamar a la portería a los
guardas recorredores motorizados para revistarlos o para que le firmen sus
planillas.
44. Si el supervisor de
zona dispone de tiempo para hacerlo, deberá ingresar al conjunto y buscar a
cada uno en su área de trabajo.
45. El guarda portero
informará a través de los medios a su alcance sobre cualquier novedad que se le
presente a él y/o a sus compañeros a la Central de Operaciones de la compañía y
podrá pedir el respaldo de las autoridades de policía o de los organismos de
socorro.
46. Ni en la portería
ni en ningún puesto de vigilancia del condominio se recibirán y/o mantendrán a
cargo de los guardas llaves de casas o de vehículos, dinero en efectivo, joyas
o elementos valiosos de propiedad de los residentes. Esta norma es universal y
no admite excepciones.
47. Los guardas no trasladarán
elementos (mercados, etc.) o movilizarán parrilleros en las motocicletas.
48. Ninguno de los
guardas atenderá en forma directa a posibles compradores, y nadie podrá
ingresar y deambular por el conjunto con este fin.
49. El guarda portero
llevará una minuta de servicio para el registro de los actos de recibo y
entrega del puesto, la anotación de las novedades que ocurran y las revistas de
supervisión.
50. El guarda estará
atento al monitor del circuito cerrado de televisión para que ninguna persona o
animal ingrese o salga irregularmente.
51. Si el guarda
portero detectara que en el interior de un vehículo de residentes ocurre alguna
anomalía informará de esto a la administración y a la compañía, llamará a
través de Avantel a la red de apoyo de la policía y tomará nota en minuta.
52. Aplican las
consignas generales y el Protocolo Operativo Unificado de Vigilancia
Residencial expedido por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada.
53. Protocolos Básicos:
a. Atención de
Residentes:
El residente se aproxima en su vehículo
a la portería del conjunto para entrar o salir
|
El residente acerca su tarjeta al lector
|
Se activa o levanta en forma automática la talanquera
|
El guarda verifica en el software que el movimiento reúna las condiciones
pertinentes
|
El residente entra o sale
|
b. Atención de Terceros:
. Entrada:
El tercero se aproxima en su vehículo a la portería del conjunto para
entrar
|
El vehículo debe quedar estacionado a un lado, sin obstruir o molestar a
los demás usuarios y el conductor debe descender y anunciarse en la portería
|
El guarda lo anuncia por los medios a su alcance a la casa de la cual se
trate y le permite el ingreso si lo aceptan, registrándolo en el sistema,
reteniéndole un documento diferente de la cédula y entregándole una tarjeta
de proximidad y un tarjetón para ubicar en el panorámico por la parte interna
|
Con la tarjeta de proximidad el tercero activa o levanta la talanquera y
pasa al interior
|
El tercero realiza la visita o diligencia que tenía pendiente
|
. Salida:
El tercero se aproxima en su vehículo a la portería del conjunto para
salir
|
Con la tarjeta de proximidad el tercero activa o levanta la talanquera y devuelve
aquélla y el tarjetón, recuperando el documento que le habían retenido
|
El tercero sale y el guarda cierra la operación en el software
|
D.
FUNCIONES DE LOS GUARDAS RECORREDORES
1. Su área de
responsabilidad está circunscrita a la división operativa del conjunto en dos
sectores, superior e inferior, que se efectúe de común acuerdo entre la
compañía de vigilancia y el administrador. Esta segmentación podrá variar cada
cierto tiempo y de ello se dejará constancia escrita en la minuta de la
portería.
2. Los cambios de turno
se cumplirán a las 0600 y a las 1800 horas, no antes ni después.
3. Se prohíbe convenir
alteraciones a la programación de turnos ordenada por el Departamento de
Operaciones.
4. Los guardas
entrantes llegarán con quince (15) minutos de antelación con el fin de
cambiarse y enterarse suficientemente de las novedades en curso. No se
cambiarán en la portería general sino en la caseta o cubículo de cada sector.
5. Los guardas usarán
el uniforme completo, destacándose por su presentación personal digna aún en
medio de las condiciones meteorológicas más adversas.
6. Cada guarda
permanecerá patrullando dentro de su sector, sin invadir el terreno del
compañero. Podrán, sin embargo, cambiar de sector alternativamente al mediodía
o a la media noche, dejando constancia de ello en sus minutas y, en casos
justificados, podrán apoyarse mutuamente para atender emergencias de seguridad.
7. En sus recorridos
los guardas motorizados controlarán las áreas comunes del conjunto ejerciendo
disuasión y prevención, pero tratarán de no acercarse tanto a las casas como
para que puedan molestar la intimidad de los moradores.
8. No se permite bajo
ningún respecto que los guardas tomen fotografías ni de las personas, ni de las
casas ni de lo existente en las zonas comunes.
9. En sus recorridos,
no repetitivos ni rutinarios, observarán que no haya personas extrañas
deambulando, que los obreros no se pasen de las casas o de los lotes a espacios
diferentes y que los vehículos de terceros no se muevan sin control o a
excesiva velocidad. Deben tener en cuenta también que los obreros sólo pueden
estar dentro del conjunto hasta las 1700 horas (luego de este límite deberán
salir).
10. Los recorredores
llevarán consigo siempre, en ambos turnos, los lectores de marcación Ares
Centor para efecto de control de sus desplazamientos. Con ellos comprobarán que
están cumpliendo su tarea a cabalidad. Habrá ocho estaciones o puntos de
control por cada recorredor. Se harán cinco rondas en cada turno.
11. Las descarga y
auditoría de las marcaciones se cumplirá por parte de la administración en
forma periódica.
12. Los recorredores no
se involucrarán en la entrega de mensajería o de domicilios.
13. Queda claro y se
repite que, sin excepción, ningún tercero no identificado, anunciado, aceptado
y registrado podrá ingresar al conjunto. Se sobreentiende que cuando en una
determinada residencia no se encuentre ningún miembro de la familia el tercero
no podrá acceder.
14. Como en la portería
se lleva un registro de visitantes, uno de empleadas domésticas y uno de obreros,
los recorredores podrán solicitar al portero cualquier confirmación.
15. Los recorredores se
mantendrán patrullando, cada uno en su respectivo espacio. Durante el turno no
podrán frecuentar la portería salvo lo dicho sobre horas “pico”.
16. En los puestos de
trabajo no se permite la preparación de alimentos.
17. También está
prohibido fumar.
18. En los puestos no
se podrán tener ni operar radios, televisores y dispositivos analógicos o
electrónicos de reproducción de video, de música y/o de juegos. Tampoco podrán
llevarlos consigo los recorredores pues esto constituye un gran peligro al
conducir.
19. Durante su turno de
trabajo los recorredores no harán uso de su teléfono celular personal.
20. Los recorredores
deberán desplazarse a velocidad prudente y respetarán en todo momento y lugar
las normas de tránsito. Se les insiste en desplazarse por la derecha, con las
luces encendidas y en actitud de máxima atención.
21. No podrán hacer
mantenimiento técnico-mecánico a las motocicletas dentro del conjunto ni en sus
inmediaciones.
22. Los guardas
recorredores motorizados deberán reportarse al portero. Éste será el
responsable de pedir y recibir los reportes internos y de reportar el puesto, a
través del teléfono celular asignado, a la Central de Operaciones de la
compañía.
23. En el desarrollo de
las comunicaciones se aplicarán las normas de urbanidad y pertinencia o
concisión.
24. Cuando se presente
al puesto el supervisor de zona, éste no podrá llamar a la portería a los
guardas recorredores motorizados para revistarlos o para que le firmen sus
planillas. Si dispone de tiempo para hacerlo, deberá ingresar al conjunto y
buscar a cada uno en su área de trabajo.
25. Los recorredores
informarán a través de sus radios punto a punto al guarda portero sobre
cualquier novedad que se les presente para pedir el apoyo de la compañía o el
respaldo de las autoridades de policía o de los organismos de socorro.
26. Ni en la portería
ni en ningún puesto de vigilancia del condominio se recibirán y/o mantendrán a
cargo de los guardas llaves de casas o de vehículos, dinero en efectivo, joyas
o elementos valiosos de propiedad de los residentes. Esta norma es universal y
no tiene excepciones.
27. Ninguno de los
guardas trasladará elementos (mercados, etc.) o movilizará parrilleros.
28. Ninguno de los
guardas atenderá en forma directa a posibles compradores, y nadie podrá ingresar
y deambular por el conjunto con este fin.
29. Cada uno de los
guardas recorredores llevará una minuta de servicio para el registro de los
actos de recibo y entrega de sus puestos, la anotación de las novedades que
ocurran y el paso de la supervisión.
30. Aplican las
consignas generales y el Protocolo Operativo Unificado de Vigilancia
Residencial expedido por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad
Privada.
E.
ELEMENTOS LOGÍSTICOS
La compañía de
vigilancia ha entregado los siguientes elementos logísticos, a los cuales debe
darse buen uso:
1. Cuatro (4) minutas,
2. Tres (3) linternas,
3. Seis (6) Avantel [tres
(3) a cargo de los guardas, uno (1) a cargo de la administradora, uno (1) a
cargo del “todero” y uno (1) a cargo de un residente],
4. Tres (3) revólveres
[cada uno con doce (12) cartuchos (o sea con doble carga)],
5. Dos (2) lectores de
marcación Ares Centor con sus respectivas baterías (tres -3- triple A por cada
uno), el CD del programa, una (1) base de descarga con conector a puerto
paralelo y dieciséis (16) estaciones de control [se impartió capacitación al
administrador, quien asimiló cómo bajar los datos y evaluar el papel de los
recorredores y se le recomendó bajar la información cada quince días (teniendo
en cuenta que cada lector puede guardar 5.600 ítems) y que si hay quejas sobre
los colaboradores de la empresa se informe a la misma para que se procese
disciplinariamente a los responsables de las fallas],
6. Una manual de
consignas especiales y
7. Uniformes y dotación
de invierno.
F.
PUNTOS DE MARCACIÓN O CONTROL
Los puntos quedaron
ubicados así:
. Zona Uno (1) o Parte Baja del Condominio
Punto 1: Cerca de la casa 2,
Punto 2: Al fondo de la administración, cerca de la casa 8,
Punto 3: Barbecue (BBQ),
Punto 4: Cerca de la casa 13,
Punto 5: Cerca de la casa 11,
Punto 6: Cerca de la casa 15,
Punto 7: Cerca de la casa 20 y
Punto 8: Cerca de la casa 23.
. Zona Dos (2) o Parte Alta del Condominio
Punto 1: Cerca de la casa 61,
Punto 2: Cerca de la casa 59,
Punto 3: En la estación de bombeo 3,
Punto 4: Cerca de la casa 35,
Punto 5: Cerca de la casa 44,
Punto 6: En el lago cerca de la casa 33,
Punto 7: Cerca de la casa 53 y
Punto 8: En la caseta de la zona dos.
G. NORMAS
SOBRE USO DE ARMAS DE FUEGO
. Como normas de seguridad con
las armas de fuego se deben observar las siguientes: manejar todas las armas
como si estuvieran cargadas; nunca apuntar un arma cargada o descargada a
objetos, animales o personas; nunca confiar si le dicen que un arma está descargada,
cerciorarse por sí mismo teniendo cuidado de no oprimir el disparador; antes de
oprimir el disparador pensar siempre cuál será la dirección que seguirá el
proyectil; inspeccionar cuidadosamente los aparatos de puntería; nunca disparar
un arma cuando el proyectil pueda alcanzar un obstáculo que impida observar lo
que hay detrás de él; examinar la munición para verificar que esté limpia y
seca; en caso de que la munición esté defectuosa los cartuchos deben cambiarse;
el desconocimiento de las normas de seguridad en el servicio de vigilancia ha
ocasionado un gran número de bajas, lesiones y daños por imprudencia, impericia
y/o negligencia; cuando ocurra una caída debe controlarse la boca de fuego del
arma, y no mezclar las bebidas embriagantes o los sicotrópicos prohibidos con
el manejo de los medios letales.
H.
PROTOCOLOS ESPECIALES DE EMERGENCIA
. En casos de emergencia por atraco, asalto o presencia
de antisociales: si es detectado el ladrón debe detenerse con la evidencia,
activar las alarmas contra hurto, vía radio solicitar el apoyo de los demás
guardas para verificar las labores de requisa personal, pedir la asistencia de
la policía y de la empresa y entregar el sospechoso a las autoridades. Si al
guarda se le informa sobre el hurto debe verificar con el afectado la
preexistencia del elemento o equipo desaparecido detallando sus características
propias como también las circunstancias o condiciones bajo las cuales fue sustraído.
Si la anomalía es muy reciente debe avisar a los demás integrantes del equipo
de seguridad para que eviten la salida de elementos similares intensificando
las revistas de los salientes; también, efectuar revistas detalladas del área y
sus alrededores buscando el objeto; avisar a la empresa para el envío de un
supervisor o del encargado de seguridad y, si el puesto está provisto de
circuito de televisión, establecer el momento de ocurrencia para que el
operador del cuarto de control proceda a identificar al sospechoso.
. En casos de sismo, no se debe evacuar cuando
todavía tiembla. Debe esperarse a un momento intermedio (entre réplicas).
. En situación de evacuación el guarda debe mantener y
hacer que se mantenga la calma; abrir las puertas principales o de emergencia
para que el personal salga con libertad y seguridad; conceder prelación a los
niños, a los discapacitados, a los ancianos y a las mujeres (luego saldrán los
documentos clasificados, el archivo y los bienes muebles de mayor valor);
evitar que en la confusión se presenten robos o daños o que penetren extraños y
protagonicen saqueos; indicar al personal en tono enérgico y respetuoso que
salga en fila india e impedir que se devuelvan; después de la evacuación y
siempre que esto sea posible revisar las dependencias para que no haya quedado nadie
en el interior (baños, archivos, cuartos oscuros, almacenes, bodegas, etc.);
instruir a las damas para que se despojen de sus tacones evitando caídas y
subsecuentes obstrucciones de las escaleras o vías de salida, y después de
atendida la emergencia permitir el ingreso teniendo en cuenta que no accedan
extraños oportunistas.
. En caso de incendio se debe establecer la ubicación exacta de los puntos en
donde se encuentren instalados los equipos contra incendio (extintores);
suspender o hacer suspender el fluido eléctrico; retirar o hacer retirar a
quien no preste ayuda (curiosos); dominar el manejo correcto de cada equipo
instalado sobre todo cuando el personal propio no conoce el tema, e informar a
la policía, a los bomberos, a los organismos de socorro y a la empresa.
. En caso de inundación identificar el sitio en donde se encuentra el registro
principal del agua para cerrarlo; desconectar el fluido eléctrico para evitar
cortocircuitos o electrocuciones, y comunicar lo pertinente a la policía, los
bomberos, la empresa de acueducto y alcantarillado, los organismos de socorro y
la empresa.
