A. OBJETIVO DEL SERVICIOOfrecer a la comunidad residente un servicio de vigilancia de alta calidad que coadyuve a la elevación de los estándares de protección de las personas y los bienes que interesan al cliente.
B. ESQUEMA DE SERVICIO3X24 horas permanente, así: dos (2) guardas recorredores motorizados y un (1) guarda portero.
C. FUNCIONES DEL GUARDA PORTERO1. Su área de responsabilidad está circunscrita al cubículo de portería y el acceso a las instalaciones del conjunto.
2. Los cambios de turno se cumplirán a las 0600 y a las 1800 horas, no antes ni después.
3. Se prohíbe convenir alteraciones a la programación de turnos ordenada por el Departamento de Operaciones.
4. El guarda entrante llegará con quince (15) minutos de antelación con el fin de cambiarse y enterarse suficientemente de las novedades en curso.
5. El guarda usará el uniforme completo, destacándose por su presentación personal digna aún en medio de las condiciones meteorológicas más adversas.
6. El guarda atenderá la portería peatonal y vehicular general, manteniendo las puertas cerradas si no están en funcionamiento.
7. El guarda permanecerá en la parte alta de la portería, dentro del cubículo, pero cuando deba atender a personas y vehículos descenderá a nivel para dar trato directo, individualizado y amable a los usuarios.
8. La puerta corrediza será activada únicamente por él y desde abajo, con el dispositivo correspondiente que será trasladado a este lugar para tales efectos.
9. Abrirá la puerta únicamente a los vehículos que porten el distintivo del tipo calcomanía o sticker que los identifica como pertenecientes al conjunto.
10. Cuando ingresen los residentes se aprovechará para darles las razones y entregarles la correspondencia, incluidos aquí periódicos, revistas y demás publicaciones, pues no habrá reparticiones posteriores con los recorredores motorizados.
11. Todo residente, como ya se dijo, identificará su vehículo con un distintivo especial adherido por la parte interna al vidrio panorámico. El mismo será distribuido y controlado por la administración, no por la compañía de vigilancia ni por los guardas.
12. Además del sticker de identificación de los vehículos a la distancia, cada conductor recibirá de la administración una credencial o carné individual por cada automóvil. Éste permanecerá en poder del residente desde el momento en que ingrese hasta el momento en que salga y quedará en el casillero el resto del tiempo. El portero recomendará a los residentes que no dejen en el mismo carro, a la vista, tal documento.
13. El guarda portero tendrá especial cuidado en el control de estos carnés pues de ello depende que no sean hurtados los vehículos, quedando claro que si algún conductor no presenta su carné no podrá salir en el carro que conduzca hasta que resuelva el inconveniente con la administración.
14. Los demás vehículos, de familiares de los residentes, visitantes, contratistas, proveedores, mensajeros, domiciliarios, etc., es decir de terceros, deberán esperar a ser atendidos por el guarda, quien sólo podrá abrirles en tanto se identifique, anuncie, acepte y registre a las personas a bordo.
15. Los vehículos de terceros deberán portar un cartón distintivo que se colocará por el conductor por la parte interna del parabrisas y que será devuelto a la portería cuando salgan del conjunto. Esto implica la retención de un documento vigente y con fotografía por cada conductor tercero.
16. El anuncio de los terceros se hará por los medios al alcance del guarda portero.
17. Queda claro y se repite que, sin excepción, ningún tercero no identificado, anunciado, aceptado y registrado podrá ingresar al conjunto. Se sobreentiende que cuando en una determinada residencia no se encuentre ningún miembro de la familia el tercero no podrá acceder.
18. En la portería se llevará un libro de visitantes que incluirá a diario la fecha, el nombre de quien realiza la visita, el número y los datos de su documento de identificación, el nombre de quien autoriza la visita, la hora de entrada y la hora de salida.
19. Los vehículos de terceros deberán ser registrados tanto a la entrada como a la salida. El registro comprende la observación directa por parte del guarda del contenido del habitáculo de pasajeros y del receptáculo de carga. Las volquetas, camiones y furgones se revisarán subiéndose el vigilante y confirmando de modo directo qué llevan.
20. Los obreros sólo permanecerán en el conjunto hasta las 1700 horas. Después de este límite no deberá quedar nadie extraño realizando labores en los lotes o en las casas.
21. Los bienes comunales y/o comunales saldrán del conjunto únicamente con autorización escrita. No será suficiente la autorización verbal y/o telefónica de los residentes y/o del administrador.
22. Dentro de los bienes comunales debe incluirse el mobiliario de dotación de los espacios recreodeportivos, los gansos y peces de los lagos (nadie puede pescar, así sea con la disculpa de que los ejemplares están grandes y de que con ello no se afecta el equilibrio biológico de las masas de agua) y la madera procedente de los árboles.
23. Para el control de las empleadas domésticas se consultará la lista actualizada que entregue la administración y se llevará un libro especial. En éste se anotará cada día la fecha, el nombre de la colaboradora, su documento de identificación, la casa en la cual trabaja, la hora de entrada y la hora de salida. Posteriormente, dependiendo de lo que decida la administración, las empleadas domésticas podrán estar identificadas con un carné, pero la presentación de éste no obsta para que se desarrolle el control descrito inmediatamente antes.
24. Para el control de los obreros se consultará la lista actualizada que entregue la administración y se llevará un libro especial. En éste se anotará cada día la fecha, el nombre del operario, su documento de identificación, la casa o lote en donde trabaja, la hora de entrada y la hora de salida.
25. Dentro de la portería sólo podrá permanecer el guarda encargado y de turno. En la misma no se admitirá la permanencia de ningún residente ni menos de extraños. Se incluye también a los demás guardas, quienes asistirán patrullando, cada uno en su respectivo espacio de trabajo.
26. En la portería no se permite la preparación de alimentos.
27. También está prohibido fumar.
28. En la portería no se podrán tener ni operar radios, televisores y dispositivos analógicos o electrónicos de reproducción de video, de música y/o de juegos.
29. Durante su turno de trabajo el guarda portero no hará uso de su teléfono celular personal.
30. El guarda portero será el responsable de pedir y recibir los reportes de los guardas recorredores motorizados y de reportar el puesto, a través del teléfono celular asignado, a la Central de Operaciones de la compañía.
31. En el desarrollo de las comunicaciones se aplicarán las normas de urbanidad y pertinencia o concisión.
32. Cuando se presente al puesto el supervisor de zona, éste no podrá llamar a la portería a los guardas recorredores motorizados para revistarlos o para que le firmen sus planillas. Si dispone de tiempo para hacerlo, deberá ingresar al conjunto y buscar a cada uno en su área de trabajo.
33. El guarda portero informará a través de los medios a su alcance sobre cualquier novedad que se le presente a él y/o a sus compañeros a la Central de Operaciones de la compañía y podrá pedir el respaldo de las autoridades de policía o de los organismos de socorro.
34. Ni en la portería ni en ningún puesto de vigilancia del condominio se recibirán y/o mantendrán a cargo de los guardas llaves de casas o de vehículos, dinero en efectivo, joyas o elementos valiosos de propiedad de los residentes. Esta norma es universal y no tiene excepciones.
35. Ninguno de los guardas recogerá basuras, trasladará elementos (mercados, etc.) o movilizará parrilleros.
36. Ninguno de los guardas atenderá en forma directa a posibles compradores, y nadie podrá ingresar y deambular por el conjunto con este fin.
37. El guarda portero llevará una minuta de servicio para el registro de los actos de recibo y entrega del puesto, la anotación de las novedades que ocurran y el paso de la supervisión.
D. FUNCIONES DE LOS GUARDAS RECORREDORES1. Su área de responsabilidad está circunscrita a la división operativa del conjunto en dos sectores, superior e inferior, que se efectúe de común acuerdo entre la compañía de vigilancia y el administrador. Esta segmentación podrá variar cada cierto tiempo y de ello se dejará constancia escrita en la minuta de la portería.
2. Los cambios de turno se cumplirán a las 0600 y a las 1800 horas, no antes ni después.
3. Se prohíbe convenir alteraciones a la programación de turnos ordenada por el Departamento de Operaciones.
4. Los guardas entrantes llegarán con quince (15) minutos de antelación con el fin de cambiarse y enterarse suficientemente de las novedades en curso. No se cambiarán en la portería general sino en la caseta o cubículo de cada sector.
5. Los guardas usarán el uniforme completo, destacándose por su presentación personal digna aún en medio de las condiciones meteorológicas más adversas.
6. Cada guarda permanecerá patrullando dentro de su sector, sin invadir el terreno del compañero. Podrán, sin embargo, cambiar de sector alternativamente al mediodía o a la media noche, dejando constancia de ello en sus minutas y, en casos justificados, podrán apoyarse mutuamente para atender emergencias de seguridad.
7. En sus recorridos los guardas motorizados controlarán las áreas comunes del conjunto ejerciendo disuasión y prevención, pero tratarán de no acercarse tanto a las casas como para que puedan molestar a los moradores.
8. No se permite bajo ningún respecto que los guardas tomen fotografías ni de las personas, ni de las casas ni de lo existente en las zonas comunes.
9. En sus recorridos, no repetitivos ni rutinarios, observarán que no haya personas extrañas deambulando, que los obreros no se pasen de las casas o de los lotes a espacios diferentes, que los vehículos de terceros lleven el cartón que los distingue y que los de residentes lleven el sticker exigido. Deben tener en cuenta también que los obreros sólo pueden estar dentro del conjunto hasta las 1700 horas. Luego de este límite deberán salir.
10. Los recorredores llevarán consigo siempre, en ambos turnos, los lectores de marcación Ares Centor para efecto de control de sus desplazamientos. Con ellos comprobarán que están cumpliendo su tarea a cabalidad.
11. Las descarga y auditoría de las marcaciones se cumplirá por parte de la administración en forma periódica. La misma fijará las diferencias de tiempo entre una y otra marcación.
12. Los recorredores no se involucrarán en la entrega de mensajería o de domicilios.
13. Queda claro y se repite que, sin excepción, ningún tercero no identificado, anunciado, aceptado y registrado podrá ingresar al conjunto. Se sobreentiende que cuando en una determinada residencia no se encuentre ningún miembro de la familia el tercero no podrá acceder.
14. En la portería se llevará un libro de visitantes, un libro de empleadas domésticas y un libro de obreros. Los recorredores podrán solicitar al portero cualquier confirmación.
15. Los recorredores se mantendrán patrullando, cada uno en su respectivo espacio. Durante el turno no podrán frecuentar la portería.
16. En los puestos de trabajo no se permite la preparación de alimentos.
17. También está prohibido fumar.
18. En los puestos no se podrán tener ni operar radios, televisores y dispositivos analógicos o electrónicos de reproducción de video, de música y/o de juegos. Tampoco podrán llevarlos consigo los recorredores pues esto constituye un gran peligro al conducir.
19. Durante su turno de trabajo los recorredores no harán uso de su teléfono celular personal.
20. Los recorredores deberán desplazarse a velocidad prudente y respetarán en todo momento y lugar las normas de tránsito. Se les insiste en desplazarse por la derecha, con las luces encendidas y en actitud de máxima atención.
21. No podrán hacer mantenimiento técnico-mecánico a las motocicletas dentro del conjunto ni en sus inmediaciones.
22. Los guardas recorredores motorizados deberán reportarse al portero. Éste será el responsable de pedir y recibir los reportes internos y de reportar el puesto, a través del teléfono celular asignado, a la Central de Operaciones de la compañía.
23. En el desarrollo de las comunicaciones se aplicarán las normas de urbanidad y pertinencia o concisión.
24. Cuando se presente al puesto el supervisor de zona, éste no podrá llamar a la portería a los guardas recorredores motorizados para revistarlos o para que le firmen sus planillas. Si dispone de tiempo para hacerlo, deberá ingresar al conjunto y buscar a cada uno en su área de trabajo.
25. Los recorredores informarán a través de sus radios punto a punto al guarda portero sobre cualquier novedad que se les presente para pedir el apoyo de la compañía o el respaldo de las autoridades de policía o de los organismos de socorro.
26. Ni en la portería ni en ningún puesto de vigilancia del condominio se recibirán y/o mantendrán a cargo de los guardas llaves de casas o de vehículos, dinero en efectivo, joyas o elementos valiosos de propiedad de los residentes. Esta norma es universal y no tiene excepciones.
27. Ninguno de los guardas recogerá basuras, trasladará elementos (mercados, etc.) o movilizará parrilleros.
28. Ninguno de los guardas atenderá en forma directa a posibles compradores, y nadie podrá ingresar y deambular por el conjunto con este fin.
29. Cada uno de los guardas recorredores llevará una minuta de servicio para el registro de los actos de recibo y entrega de sus puestos, la anotación de las novedades que ocurran y el paso de la supervisión.
E. ELEMENTOS LOGÍSTICOSLa compañía de vigilancia ha entregado los siguientes elementos logísticos, a los cuales debe darse buen uso:
1. Cinco (5) minutas
2. Tres (3) linternas
3. Cuatro (4) radios de comunicaciones, quedando uno (1) a cargo de la administración
4. Tres (3) revólveres, cada uno con doce (12) cartuchos (o sea con doble carga)
5. Dos (2) lectores de marcación Ares Centor con sus respectivas baterías (tres -3- triple A por cada uno), el CD del programa, una (1) base de descarga con conector a puerto paralelo y veinte (20) estaciones de control (se impartió capacitación al administrador, quien asimiló cómo bajar los datos y evaluar el papel de los recorredores)
6. Una manual de consignas especiales
7. Un sistema de cámaras de videovigilancia en la portería
8. Un botón de pánico en la portería
9. Uniformes y dotación de invierno
F. PUNTOS DE MARCACIÓN O CONTROLLos puntos quedaron ubicados así:
. Zona Uno (1) o Parte Baja del Condominio
Punto 1: Lote dos
Punto 2: Al fondo de la administración, en el lote 8
Punto 3: Lago cerca al gimnasio
Punto 4: Entre las casas 10 y 11
Punto 5: Cerca de la casa 13
Punto 6: En la entrada de la casa 15
Punto 7: Al frente del lote 17
Punto 8: En el mirador del lote 17
Punto 9: En el lote 21
Punto 10: En el poste de la bajada de la casa de piedra
. Zona Dos (2) o Parte Alta del Condominio
Punto 1: En el poste del lote 33
Punto 2: En un poste de madera del lote 49, cerca de los tanques de agua del lote 52
Punto 3: En el poste cerca de la caseta de la casa 40
Punto 4: Por detrás de la casa 44
Punto 5: En el poste de luz del lote 36
Punto 6: En el poste de luz del lote 59
Punto 7: En el mirador del lote 61
Punto 8: En el costado derecho de la casa 58
Punto 9: Por detrás de la estación de bombeo número 3
Punto 10: En un poste del lote 53
Se recomendó al administrador bajar la información cada quince días (teniendo en cuenta que cada lector puede guardar 5.600 ítems) y que si hay quejas sobre los colaboradores de la empresa se informe a la misma para que se procese disciplinariamente a los responsables de las fallas.
G. NORMAS SOBRE USO DE ARMAS DE FUEGO. Como normas de seguridad con las armas de fuego se deben observar las siguientes: manejar todas las armas como si estuvieran cargadas; nunca apuntar un arma cargada o descargada a objetos, animales o personas; nunca confiar si le dicen que un arma está descargada, cerciorarse por sí mismo teniendo cuidado de no oprimir el disparador; antes de oprimir el disparador pensar siempre cuál será la dirección que seguirá el proyectil; inspeccionar cuidadosamente los aparatos de puntería; nunca disparar un arma cuando el proyectil pueda alcanzar un obstáculo que impida observar lo que hay detrás de él; examinar la munición para verificar que esté limpia y seca; en caso de que la munición esté defectuosa los cartuchos deben cambiarse; el desconocimiento de las normas de seguridad en el servicio de vigilancia ha ocasionado un gran número de bajas, lesiones y daños por imprudencia, impericia y/o negligencia; cuando ocurra una caída debe controlarse la boca de fuego del arma, y no mezclar las bebidas embriagantes o los sicotrópicos prohibidos con el manejo de los medios letales.
H. PROTOCOLOS ESPECIALES DE EMERGENCIA. En casos de emergencia por atraco, asalto o presencia de antisociales: si es detectado el ladrón debe detenerse con la evidencia, activar las alarmas contra hurto, vía radio solicitar el apoyo de los demás guardas para verificar las labores de requisa personal, pedir la asistencia de la policía y de la empresa y entregar el sospechoso a las autoridades. Si al guarda se le informa sobre el hurto debe verificar con el afectado la preexistencia del elemento o equipo desaparecido detallando sus características propias como también las circunstancias o condiciones bajo las cuales fue sustraído. Si la anomalía es muy reciente debe avisar a los demás integrantes del equipo de seguridad para que eviten la salida de elementos similares intensificando las revistas de los salientes; también, efectuar revistas detalladas del área y sus alrededores buscando el objeto; avisar a la empresa para el envío de un supervisor o del encargado de seguridad y, si el puesto está provisto de circuito de televisión, establecer el momento de ocurrencia para que el operador del cuarto de control proceda a identificar al sospechoso.
. En casos de sismo, no se debe evacuar cuando todavía tiembla. Debe esperarse a un momento intermedio (entre réplicas).
. En situación de evacuación el guarda debe mantener y hacer que se mantenga la calma; abrir las puertas principales o de emergencia para que el personal salga con libertad y seguridad; conceder prelación a los niños, a los discapacitados, a los ancianos y a las mujeres (luego saldrán los documentos clasificados, el archivo y los bienes muebles de mayor valor); evitar que en la confusión se presenten robos o daños o que penetren extraños y protagonicen saqueos; indicar al personal en tono enérgico y respetuoso que salga en fila india e impedir que se devuelvan; después de la evacuación y siempre que esto sea posible revisar las dependencias para que no haya quedado nadie en el interior (baños, archivos, cuartos oscuros, almacenes, bodegas, etc.); instruir a las damas para que se despojen de sus tacones evitando caídas y subsecuentes obstrucciones de las escaleras o vías de salida, y después de atendida la emergencia permitir el ingreso teniendo en cuenta que no accedan extraños oportunistas.
. En caso de incendio se debe establecer la ubicación exacta de los puntos en donde se encuentren instalados los equipos contra incendio (extintores); suspender o hacer suspender el fluido eléctrico; retirar o hacer retirar a quien no preste ayuda (curiosos); dominar el manejo correcto de cada equipo instalado sobre todo cuando el personal propio no conoce el tema, e informar a la policía, a los bomberos, a los organismos de socorro y a la empresa.
. En caso de inundación identificar el sitio en donde se encuentra el registro principal del agua para cerrarlo; desconectar el fluido eléctrico para evitar cortocircuitos o electrocuciones, y comunicar lo pertinente a la policía, los bomberos, la empresa de acueducto y alcantarillado, los organismos de socorro y la empresa.
